Kit Digital - Solución RPA para la automatización de procesos

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Categoría: VI. Gestión de procesos

Sector: Todos los sectores

Territorio: Todo el territorio Español

Rango de precios: Desde 2.500€ + IVA

Bonificación máxima Bono Digital: Segmento I - 6.000€; Segmento II - 2.000€;  Segmento III - 500€

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Las empresas están experimentando actualmente una tendencia hacia la automatización que se mueve a gran velocidad como resultado de la crisis sanitaria derivada de la pandemia de COVID-19. Por lo tanto, mucho del esfuerzo y energía por parte de las organizaciones se están centrando en establecer nuevas estrategias y prioridades para prepararse para la era POST-COVID.

 

A esto hay que añadir que cada vez son más las regulaciones y los requisitos que se exigen a determinadas áreas de las empresas y esto pone a prueba la capacidad de adaptación y coordinación de los equipos a la vez que se pone el foco en la mejora de la calidad del servicio a los clientes internos y externos.

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¿Qué es RPA (Robotic Process Automation)?

 

El Software denominado RPA (Robotics Process Automation) ayuda a reforzar la eficiencia tanto a nivel individual de un trabajador como de los diferentes equipos/áreas en una organización a través de la generación de automatizaciones que ejecutan procesos que normalmente se realizan manualmente. No son sistemas donde suceden las transacciones de una organización, sino que son plataformas que facilitan la ejecución de las operaciones en los sistemas donde normalmente ocurren, accediendo exclusivamente a los recursos necesarios para la ejecución automática de los procesos. 

 

Las plataformas RPA interactúan con MS Excel, MS Word, Outlook, SAP, Aplicaciones Web, etc. replicando el comportamiento humano durante la ejecución de las diferentes actividades para completar un proceso de negocio recurrente. 

 

Las posibilidades de automatización que ofrecen los proveedores de RPA aumentan la productividad, eficiencia y permiten centrar los esfuerzos de los equipos en las actividades de alto valor añadido, además de reducir los errores derivados de las actividades manuales y repetitivas. 

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Componentes de un sistema RPA

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• Robot (Bot): Agente software con capacidad para ejecutar reglas o acciones predefinidas que forman parte de un proceso. Al igual que un empleado, el bot debe tener acceso a todas las aplicaciones que se utilizan durante un proceso entre las que se encuentran Word, Excel, PDF, etc. Para ello el bot necesita acceso a una máquina donde estén accesibles estas aplicaciones y donde se ejecutan todos los procesos automáticos. ​

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• Studio: Es la plataforma Software que se utiliza por los analistas de RPA para generar la secuencia de pasos automáticos de los que consta un proceso. 

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• Orchestrator/Control Room/Server: Es la plataforma que gestiona de forma global todos los bots desplegados para la ejecución de procesos en una organización. A través de este centro de control se permite la planificación de la ejecución de procesos. También permite registrar los logs de ejecución, almacenar ficheros y credenciales de forma segura para su utilización en la ejecución de procesos. 

 

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Principales características de las soluciones RPA

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• RPA es un SW No invasivo: El despliegue de este tipo de herramientas no requiere de cambios sustanciales en las infraestructuras de las organizaciones ni complejas integraciones con los sistemas de información existentes. RPA se despliega de forma sencilla, eficaz y rápida maximizando el retorno de la inversión. 

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• Posibilidad de escalar RPA: Las compañías pueden aumentar o reducir de forma flexible la cantidad de procesos automáticos que este tipo de herramientas puede gestionar.

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RPA “Zero bot licensing”

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Existen diferentes herramientas comerciales de RPA en el mercado. Las tres principales compañías de tecnología RPA a nivel mundial son Uipath, Automation Anywhere y BluePrism. 

 

El siguiente cuadro representa un ejemplo del coste anual de licencias para una empresa relacionado a la adquisición de licencias comerciales de RPA. En FFF creemos que los elevados costes de la licencia de cada bot o automatización están lastrando el despliegue de este tipo de herramientas impidiendo la inversión directa de capital en la mejora de la productividad afectando de forma importante el retorno de la inversión de los proyectos de este tipo de tecnología. 

 

Por ello nuestras soluciones RPA están basadas en Openbots que aplica una estrategia de coste cero de licencias (“Zero bot licensing model”).

 

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Ante la barrera del coste de licencias de los RPA comerciales, en The Future of Finance Function apostamos por el modelo “Zero Bot Licensing” de OpenBots como la solución para el despliegue de tecnología RPA para empresas de cualquier tamaño que quieran eliminar los costes de licencias y maximizar el retorno de la inversión en la implementación de estrategias de eliminación de tareas de bajo valor añadido.

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Funcionalidades mínimas Kit Digital

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La Orden ETD/1498/2021, del 29 de diciembre de 2021, establece unos requisitos mínimos en cada una de las categorías de soluciones de digitalización. 

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A continuación se especifican los requisitos mínimos técnicos, funcionales y de servicio que deben cumplir las soluciones de FFF como Agente de Digitalización Adherido en la categoría “VI. Gestión de procesos” en relación al despliegue de una solución RPA Open source para la automatización de procesos:

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• Digitalización y/o automatización de procesos y flujos de trabajo: la solución permite la digitalización y/o automatización de procesos tales como contabilidad/finanzas: cuentas por cobrar/por pagar, gestión de activos y generación de cierres y balances, etc; Facturación: automatización de los procesos de facturación con la generación de presupuestos, albaranes y facturas; Proyectos: control de presupuestos, costes, estimaciones, optimización de los recursos, etc; Compras y pagos: gestión de pedidos de compra y proveedores; Recursos humanos: gestión de los recursos humanos, nóminas, etc; Logística: gestión de flotas y rutas, entre otras.

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• Integración con diversas plataformas: La herramienta de Openbots dispone de APIS para la ejecución de los procesos de forma automatizada desde otras herramientas permitiendo la posibilidad de integrar la plataforma de RPA con otros sistemas de información. 

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• Actualizable: Openbots va liberando nuevas versiones del producto de forma periódica donde se van incorporando nuevas funcionalidades para flexibilizar y mejorar las capacidades de automatización. La actualización de las versiones no conlleva costes de licencia algunos. 

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• Escalable: la solución permite su adaptación a los posibles crecimientos o cambios en la estructura empresarial de forma sencilla.

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• Cumplimiento: la solución permite que el beneficiario pueda asegurar el cumplimiento del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación del Real Decreto 1619/2012, así como cualquier normativa de aplicación ya que Openbots es una solución RPA no invasiva que interactúa con los sistemas de información utilizados por el beneficiario los cuáles deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de acuerdo con la normativa aplicable.​

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• Formación: Las sesiones de formación planteadas en el despliegue de una solución RPA “Zero Bot Licensing” permitirán la adquisición de conocimientos básicos para su uso inicial y posterior gestión. 

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• Soporte post-implantación: La prestación del servicio de soporte ante incidencias se realizará con un plazo de resolución de menos de 24 horas. La realización del servicio de soporte se realizará de forma remota y se pondrá a disposición de los beneficiarios un servicio de atención al cliente telefónico y por email.